Optimierung der AVOR-Prozesse in der E&F Abbundwerk AG
- Degree programme: Dipl. Techniker/in HF Holztechnik
- Author: Tanja Luterbacher
- Thesis advisors: Prof. Birgit Neubauer Letsch, Martin Adam
- Year: 2023
Im Rahmen der Diplomarbeit wurde eine umfassende IST-Aufnahme der AVOR-Prozesse durchgeführt und darauf basierend die gesamte Projektabwicklung schriftlich festgehalten und die Prozesse abgebildet. Für die Optimierung wurden 5 Handlungsfelder mit 22 Optimierungsvorschlägen für die AVOR- & Planungsabteilung erarbeitet und die Umsetzung in die Wege geleitet.
Ausgangslage
Die Planungs- und AVOR-Abteilung des Unternehmens ist in den letzten 10 - 15 Jahren rasant gewachsen. Die Vorgehensweisen und Strukturen, die sich durch dieses Wachstum veränderten, wurden jedoch nicht systematisch angepasst. Dies hat zur Folge, dass die Abläufe und Entscheidungen intern unterschiedlich umgesetzt werden und Mehraufwände verursacht werden. Das erschwert auch die Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden sowie die Umsetzung von internen Ferienvertretungen.
Zielsetzung
Ziel der Diplomarbeit ist die Verbesserung der Prozesse in der Planungs- und AVOR-Abteilung. Dazu wird ein Vorschlag (oder mehrere) ausgearbeitet, um einen einheitlicheren, produktiveren und ökonomischeren Arbeitsablauf zu erzielen.
Vorgehen
Zuerst wurde eine umfassende IST-Analyse durchgeführt, bei der 8 Hauptprozesse definiert und mittels Prozesslandkarte und Flussdiagrammen grafisch dargestellt wurden. Infolge einer Befragung der Mitarbeitenden konnten Schwachstellen und heikle Schnittstellen identifiziert werden. Mithilfe eines Fehlerprotokolls konnten negative Kundenfeedbacks aus dem Jahr 2022 analysiert werden und für eine Prozessmessung verwendet werden. Die gesammelten Erkenntnisse und Lösungsvorschläge wurden der erweiterten Geschäftsleitung vorgestellt und während zwei Workshops gemeinsam Massnahmen zur Optimierung und Umsetzung ausgearbeitet.
Resultate
Das am häufigsten diskutierte Problem ist das Fehlen einer geeigneten Plattform für die Sammlung von projektspezifischen Informationen, weswegen viele Informationen verloren/vergessen gehen. Ausserdem wurde das "Nicht-Ausreizen" der Branchensoftware bemängelt, da es noch zahlreiche veraltete Excel-Listen gibt, welche zu vielen Mehrfacherfassungen führen. Die erkannten Probleme erfordern Optimierungen in fünf verschiedenen Handlungsfeldern:
- Aufarbeitung der Branchensoftware Borm
- Erstellen und Implementieren Funktionendiagramm
- Verbesserungen Administration und Arbeitsplätze
- Planung Einarbeitungsphase für neue Mitarbeitende
- Optimierung Kundenbetreuung
Zusammenfassung
Nach einer umfassenden IST-Analyse konnten die gesammelten Inputs der Kundschaft und den Mitarbeitenden sowie die Anforderungen der Geschäftsleitung als Grundlage für die Ausarbeitung der Verbesserungspotentiale genutzt werden. Gesamthaft wurden 22 Verbesserungspotentiale vorbereitet, welche von der Qualitätssteigerung der Informationssicherung bei Telefongesprächen bis hin zur firmenspezifischen Programmierung der Branchensoftware reichen. Dank der speditiven Vorbereitung befindet sich die Firma aktuell in einer umfangreichen Testphase von 13 Optimierungen und fünf Optimierungen wurden abgeschlossen und vollständig implementiert. Die restlichen vier Optimierungen werden in den nächsten Wochen/Monaten weiter ausgearbeitet.
