Effizienzsteigerung im Projektmanagement durch den Einsatz von ChatGPT

Die fortschreitende Digitalisierung bietet immer neue Möglichkeiten, Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten. Künstliche Intelligenz (KI) nimmt dabei eine zentrale Rolle ein.  Die Masterarbeit verfolgte das Ziel, die Akzeptanz innerhalb der Organisation zu bewerten, konkrete Anwendungsfelder für KI-Assistenten zu identifizieren und deren praktischen Nutzen zu testen.

Die wichtigsten Ergebnisse aus der Umfrage:

• 64 % wünschen sich gezielte Schulungen zum praktischen Einsatz von KI
• 58 % sehen grosses Potenzial bei der Automatisierung von Routineaufgaben
• 47 % haben jedoch Bedenken bezüglich Datenschutz und ethischer Fragestellungen
• 35 % befürchten mögliche Auswirkungen auf bestehende Arbeitsplätze

Testergebnisse:

Risikomanagement: Unterstützung für Projektleitende

ChatGPT kann auf Basis einer Risikomatrix zwar keine völlig neuen Handlungsempfehlungen oder Erkenntnisse generieren, bietet jedoch insbesondere für unerfahrene Projektleitende oder Personen, die sich in neue Projekte einarbeiten, wertvolle Unterstützung. Eine tiefere Integration projektbezogener Daten könnte das Potenzial für massgeschneiderte Handlungsempfehlungen weiter steigern.

Kreditbewirtschaftung: Präzise Analyse und Zeitersparnis

Besonders positiv fiel die Leistung von ChatGPT bei der Kreditbewirtschaftung auf. Die KI überzeugte durch eine präzise Analyse und strukturierte Aufbereitung von Daten. Sämtliche Kostenpositionen konnten korrekt zugeordnet werden, was im Vergleich zu manuellen Methoden zu einer deutlichen Zeitersparnis führte.

Vertragsmanagement: Optimierungspotenzial bei Planerverträgen

Im Bereich des Vertragsmanagements zeigte ChatGPT ebenfalls grosses Potenzial. Die KI half dabei, fehlende oder unpräzise Lieferobjekte in Planerverträgen zu identifizieren. Zwar kam es gelegentlich zu Ungenauigkeiten, etwa bei der fehlerhaften Identifikation von Vertragsbestandteilen, dennoch verdeutlichte sich der Mehrwert der Technologie in Punkto Effizienzsteigerung.

Planmanagement: Vergleich von Planständen zur Optimierung der Projektsteuerung

Ein weiterer Nutzen von ChatGPT zeigte sich im Planmanagement. Die KI unterstützte Projektleitende beim Vergleich unterschiedlicher Planstände und lieferte eine strukturierte Analyse der Änderungen. Dadurch konnten relevante Layoutveränderungen schneller erkannt und die Verwertbarkeit der Informationen deutlich verbessert werden.

Berichtswesen: Präzision trotz technischer Einschränkungen

Die aktuelle Lizenz von ChatGPT erlaubt die Verarbeitung von maximal zehn Dateien gleichzeitig. Trotz dieser Limitierung überzeugte die KI durch Präzision, Relevanz und Effizienz. Die Fähigkeit, grosse Datenmengen strukturiert zu verarbeiten, stellt einen echten Mehrwert für die Projektmitarbeitenden dar.

Fazit des Autors 

Während die KI grosse Datenmengen effizient verarbeiten und strukturieren kann, bleibt dennoch eine fachliche Überprüfung durch erfahrene Projektverantwortliche unerlässlich. Die fortlaufende Optimierung der Technologie und eine tiefere Integration in projektbezogene Systeme könnten das Potenzial von ChatGPT im Projektmanagement weiter ausschöpfen.